Guia Completo da Legislação Portuguesa para Faturação Online

Enquadramento Legal da Faturação Eletrónica

A faturação eletrónica em Portugal é regulamentada por um conjunto abrangente de diplomas legais que estabelecem as obrigações, direitos e procedimentos que as empresas devem seguir. O conhecimento desta legislação é fundamental para qualquer empresa que pretenda operar em conformidade com a lei portuguesa.

O marco legislativo mais importante é o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que estabelece o regime da faturação eletrónica na contratação pública e transpôs para a ordem jurídica interna as Diretivas europeias sobre esta matéria.

Diploma Legal Principal: Decreto-Lei n.º 28/2019

Âmbito de Aplicação

Este decreto-lei aplica-se a:

• Todas as entidades adjudicantes do setor público
• Fornecedores que contratem com o Estado
• Empresas que optem voluntariamente pela faturação eletrónica
• Transações comerciais entre empresas (B2B)

Definições Legais Importantes

A legislação define claramente os conceitos essenciais:

Fatura eletrónica: "Fatura emitida, transmitida e recebida em formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico."

Obrigações das Empresas

1. Obrigatoriedade para o Setor Público

Desde 18 de abril de 2019, todas as empresas que fornecem bens ou serviços ao Estado português são obrigadas a emitir faturas eletrónicas. Esta obrigação abrange:

• Administração central
• Administração regional
• Administração local
• Organismos de direito público
• Associações formadas por uma ou várias destas entidades

2. Requisitos Técnicos

As faturas eletrónicas devem cumprir os seguintes requisitos técnicos:

Formatos Aceites

• UBL (Universal Business Language): Formato XML baseado em standards internacionais
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice: Formato alternativo também em XML
• Formatos nacionais: Quando expressamente previstos

Norma Europeia EN 16931

Todas as faturas eletrónicas devem estar em conformidade com a norma europeia EN 16931, que define:

• Modelo de dados semântico
• Elementos de dados obrigatórios
• Regras de negócio
• Sintaxes de implementação

Código do IVA e Faturação Eletrónica

Artigo 36.º do CIVA

O Código do IVA foi alterado para incorporar as disposições sobre faturação eletrónica:

Aceitação pelo Destinatário

A fatura eletrónica só é válida se o destinatário aceitar expressamente este formato. A aceitação pode ser:

• Expressa por escrito
• Tácita, através de comportamento concludente
• Prevista em contrato

Garantia de Autenticidade

A fatura eletrónica deve garantir:

• Autenticidade da origem: Confirmação da identidade do emitente
• Integridade do conteúdo: Garantia de que o conteúdo não foi alterado
• Legibilidade: Capacidade de ser lida por humanos

Obrigações de Arquivo e Conservação

Prazo de Conservação

Segundo o artigo 51.º do CIVA, as faturas eletrónicas devem ser conservadas por:

• 10 anos: Para efeitos fiscais
• 5 anos: Para efeitos comerciais (Código Comercial)

Formato de Arquivo

As faturas devem ser arquivadas:

• No formato original de emissão
• Em formato legível e acessível
• Com garantia de integridade
• Em território português ou da UE

SAF-T (PT) - Standard Audit File for Tax

Portaria n.º 302/2016

Esta portaria estabelece a estrutura do ficheiro SAF-T (PT), que é obrigatório para:

• Sujeitos passivos com volume de negócios superior a 100.000€
• Entidades sujeitas a Contabilidade Organizada
• Pedidos da Autoridade Tributária

Elementos Obrigatórios

O ficheiro SAF-T deve incluir:

• Dados do cabeçalho (Header)
• Dados mestres (Master Files)
• Documentos comerciais (Source Documents)
• Movimentos contabilísticos (General Ledger)

Penalizações por Incumprimento

Regime Geral das Infrações Tributárias

As penalizações por incumprimento incluem:

Faturação Irregular

• Coima: 150€ a 3.740€ por cada fatura irregular
• Agravamento: Até 44.890€ em caso de dolo

Não Entrega do SAF-T

• Coima: 500€ a 3.740€
• Prazo: 15 dias após solicitação da AT

Arquivo Inadequado

• Coima: 250€ a 3.740€
• Critério: Por cada documento mal arquivado

Certificação Digital

Entidade de Certificação

Para garantir a autenticidade e integridade das faturas eletrónicas, pode ser utilizada certificação digital através de:

• Certificados digitais qualificados
• Assinatura eletrónica qualificada
• Selo temporal qualificado
• Sistemas de EDI (Electronic Data Interchange)

Prestadores de Serviços Qualificados

Os prestadores devem estar inscritos na lista de confiança portuguesa e cumprir o Regulamento eIDAS.

Plataforma eFatura

Portal das Finanças

A plataforma eFatura permite:

• Comunicação de faturas à AT
• Validação de elementos das faturas
• Consulta de faturas recebidas
• Arquivo digital centralizado

Comunicação Obrigatória

Elementos que devem ser comunicados:

• Identificação das partes
• Data e número da fatura
• Valor total
• Valor do IVA
• Código de verificação

Proteção de Dados Pessoais

Conformidade com o RGPD

A faturação eletrónica deve cumprir o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados:

• Finalidade específica do tratamento
• Minimização dos dados
• Exatidão e atualização
• Limitação da conservação
• Integridade e confidencialidade

Implementação Prática

Checklist de Conformidade

Para garantir total conformidade legal:

• ✓ Verificar se a empresa está obrigada à faturação eletrónica
• ✓ Implementar sistema compatível com norma EN 16931
• ✓ Obter aceitação dos destinatários
• ✓ Garantir autenticidade e integridade
• ✓ Estabelecer procedimentos de arquivo
• ✓ Preparar sistema para exportação SAF-T
• ✓ Treinar equipas sobre obrigações legais

Recomendações Legais

Para minimizar riscos legais:

• Consultar regularmente atualizações legislativas
• Manter documentação de conformidade
• Implementar controlos internos
• Auditar periodicamente o sistema
• Formar equipas sobre alterações legais

Alterações Recentes e Futuras

2024-2025: Desenvolvimentos Esperados

As principais alterações legislativas esperadas incluem:

• Extensão da obrigatoriedade ao setor privado
• Harmonização com diretivas europeias
• Novos formatos técnicos aceites
• Simplificação de procedimentos

Conclusão

A legislação portuguesa sobre faturação eletrónica é extensa e detalhada, refletindo a importância que o legislador atribui a esta matéria. O cumprimento rigoroso destas normas não é apenas uma obrigação legal, mas também uma oportunidade para modernizar processos e aumentar a eficiência.

É fundamental que as empresas invistam na compreensão desta legislação e na implementação de sistemas adequados, preferencialmente com o apoio de especialistas em fiscalidade e tecnologia.